Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement de vos données personnelles est :

Compte tenu de la taille et de la nature de notre activité, la désignation d'un Délégué à la Protection des Données (DPO) n'est pas obligatoire. Le représentant légal assure le rôle de référent en matière de protection des données.

2. Données collectées et finalités

Nous collectons uniquement les données nécessaires au bon fonctionnement du Service. Voici le détail :

3. Bases légales du traitement

Conformément à l'article 6 du RGPD, nous traitons vos données sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) — pour la fourniture du Service que vous avez souscrit (compte, fonctionnalités, support, facturation) ;
• Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) — pour la conservation des factures (10 ans), la lutte contre la fraude, et la coopération avec les autorités si requis ;
• Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) — pour la sécurité du Service, la prévention des abus, et l'amélioration produit (analyse anonymisée d'usage) ;
• Consentement (art. 6.1.a RGPD) — pour les communications marketing facultatives, les cookies non essentiels, et l'utilisation de l'IA pour générer des synthèses (vous activez l'IA volontairement).

4. Durées de conservation

Nous ne conservons vos données que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

5. Hébergement et localisation des données

Nous nous engageons à héberger vos données en Union Européenne.

5.1 Application et base de données

L'application Vumos et l'ensemble de la base de données sont hébergés par Supabase Inc. sur l'infrastructure d'Amazon Web Services (AWS), région eu-west-3 (Paris, France).

5.2 Site vitrine

Le site vumos.fr est hébergé par Infomaniak Network SA (Genève, Suisse). La Suisse est reconnue par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat des données personnelles (décision d'adéquation).

5.3 Pas de transfert hors UE pour les données métier

Les données métier que vous saisissez (clients, notes, séances) restent stockées en France et ne sont pas transférées hors de l'Union Européenne, à l'exception des cas spécifiques décrits à la section suivante.

6. Sous-traitants et destinataires

Pour fournir le Service, nous faisons appel à des sous-traitants soigneusement sélectionnés. Chacun est lié par un contrat conforme au RGPD :

Aucune donnée n'est vendue ou cédée à des tiers à des fins commerciales.

7. Données traitées par intelligence artificielle

Vumos propose des fonctionnalités d'assistance par intelligence artificielle (notamment la génération de synthèses de préparation de séance). Voici comment cela fonctionne :

7.1 Activation à votre initiative

L'IA n'est jamais activée automatiquement. Elle ne fonctionne que lorsque vous le décidez, en cliquant sur un bouton « Générer le brief » ou en activant la régénération automatique dans vos préférences.

7.2 Données envoyées

Lorsque vous activez l'IA, les données envoyées au prestataire (Anthropic) sont strictement limitées à :

• Le prénom et un identifiant interne du Client final concerné ;
• Les notes des dernières séances de ce Client final ;
• Les tags émotionnels et marqueurs associés ;
• Le contexte d'accompagnement renseigné dans la fiche client.

7.3 Engagements du prestataire IA

Notre prestataire d'IA (Anthropic) s'engage contractuellement à :

• Ne pas utiliser les données envoyées pour entraîner ses modèles ;
• Supprimer les données de ses serveurs dans un délai de 30 jours maximum ;
• Appliquer des mesures de sécurité techniques de niveau industriel.

7.4 Désactivation

Vous pouvez à tout moment désactiver l'usage de l'IA dans vos paramètres. Les fonctionnalités classiques de Vumos restent intégralement disponibles sans IA.

8. Cookies et traceurs

Vumos utilise un nombre minimal de cookies, et uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Service :

• Cookie de session : maintenir votre connexion (durée : durée de la session) ;
• Cookie de préférences : retenir vos préférences linguistiques (durée : 12 mois).

Aucun cookie publicitaire, aucun traceur tiers, aucun outil de profilage marketing n'est utilisé sur le Service. C'est un choix délibéré, non négociable.

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données :

• Chiffrement en transit : toutes les communications utilisent HTTPS (TLS 1.2+) ;
• Chiffrement au repos : les données stockées sont chiffrées sur disque ;
• Isolation par compte : grâce aux règles de sécurité Row Level Security (RLS) de Supabase, chaque utilisateur ne peut accéder qu'à ses propres données ;
• Mots de passe : stockage sous forme hachée et salée (jamais en clair) ;
• Sauvegardes : sauvegardes quotidiennes automatiques par notre hébergeur ;
• Accès humain restreint : seul le représentant légal a un accès administrateur, soumis à authentification renforcée ;
• Mise à jour : applications et dépendances mises à jour régulièrement.

10. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

Comment exercer ces droits ?

La plupart de ces droits peuvent être exercés directement dans votre espace personnel (page Paramètres → Données) : modification du profil, export des données, suppression des données ou du compte.

Pour toute autre demande, écrivez-nous à contact@vumos.fr en précisant l'objet de votre demande. Nous vous répondrons dans un délai maximum de 30 jours. Une preuve d'identité pourra vous être demandée en cas de doute légitime.

11. Données des Clients finaux

Une particularité importante de Vumos : vous saisissez dans le Service des données concernant vos Clients finaux (les personnes que vous accompagnez). Pour ces données :

• Vous êtes responsable de traitement — vous décidez quelles données vous saisissez et dans quel but ;
• Vumos est sous-traitant — nous traitons ces données uniquement selon vos instructions, dans le cadre du Service.

Vumos peut, sur demande écrite, vous fournir un modèle de mention d'information à intégrer dans votre contrat ou consentement client.

12. Modifications de la politique

Nous pouvons être amenés à modifier cette politique pour refléter les évolutions du Service ou de la réglementation. Toute modification substantielle vous sera notifiée par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en haut de ce document.

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page.

13. Contact et réclamations

Pour toute question relative à vos données personnelles, écrivez-nous à :

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

• Site web : www.cnil.fr
• Adresse : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
• Téléphone : 01 53 73 22 22